Esta semana el post trata sobre Dropbox, una herramienta de almacenamiento online que para mi es indispensable pero que todavía voy conociendo gente que no sabe nada de ella ni que hace. En el artículo se repasa como funciona, las principales características, dispositivos que podemos utilizar y varios métodos para ganar espacio con la cuenta gratuita.
En pleno crecimiento del software cloud (o en la nube), existe una herramienta de productividad que lleva con nosotros ya casi 4 años, su nombre es Dropbox.
Dropbox es un servicio de almacenamiento online, que nos va a permitir alojar nuestros archivos (documentos, fotos, música, etc.) en Internet y que podamos acceder a ellos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo (pc, móvil, tablet, etc.), funcionando como un pendrive en la nube. Tiene un tipo de cuenta gratuita de 2GB (que podemos ampliar invitando a otros amigos, si somos estudiantes o a través de premios que ofrece Dropbox). Además ofrece versiones de pago desde 50GB hasta 1TB y planes especiales para empresas.
Lo que hace especial a este servicio de alojamiento en la nube, es la facilidad de uso y abanico de posibilidades de acceso al servicio, ya que podemos subir y/o acceder a los archivos a Dropbox de varias formas:
A través de un navegador, web haciendo login en la web, como cualquier servicios de almacenamiento online
Con la aplicación de escritorio (para Windows, MAC y Linux) que ofrece Dropbox.
Aplicaciones para móviles Android, iPhone o BlackBerry (no dispone todavía de versión para Windows Phone) y tablets Android o iPad
Estas aplicaciones nos permite usar el servicio como si de una carpeta más de nuestro equipo se tratara.
La otra característica estrella de Dropbox, es la sincronización de archivos, ya podemos utilizar nuestra cuenta de Dropbox en varios dispositivos a la vez (en el PC, el móvil y el tablet) y cuando en uno de estos dispositivos hacemos un cambio, subiendo un archivo nuevo, editando o borrando, esto se refleja inmediatamente en los otros dispositivos.
Recientemente en la versión de móvil y tablet se ha habilitado una función que hace que todas las fotos y vídeos que tomamos, se suban automáticamente a Dropbox, por lo que al instante, tenemos nuestras fotos y vídeos accesibles en todos nuestros equipos.
Aumentar espacio y capacidad gratis en Dropbox
Como comentaba al principio, la cuenta gratuita de Dropbox es inicialmente de 2GB, puedes ganar más espació de las siguientes maneras:
1 – Registrarse, empiezas con 2GB iniciales. Si lo haces a través de este enlace, empiezas con 2,25GB.
2 – Completa los pasos iniciales, 250mb.
3 – Invitando a amigos, consigues 250mb adicionales por cada amigo que se registre con una invitación y él también recibe 250mb 500mb adicionales (hasta un máximo de 16GB).
4 – Siendo estudiante con cuenta de correo universitaria, pasarás a ganar el doble por cada invitación, 500mb por invitación y el máximo pasa a ser 16GB.
5 – Conectando tu cuenta de Facebook y Twitter con Dropbox, son 5 pasos (5 x 128mb).
6 – Activando la subida de fotos y videos a Dropbox desde el móvil, hasta hace bien poco, por cada 500mb subidos, ganabas 500mb de espacio extra (hasta un máximo de 4,5GB), y según varios usuarios, esto sigue activo.
7 – Realizando promociones puntuales que Dropbox realiza cada varios meses.
Como compartir archivos con Dropbox
Además de alojar y sincronizar nuestros archivos, disponemos de una funcionalidad genial y que nos va a servir de gran ayuda en multitud de ocasiones, compartir archivos.
Dentro de nuestra carpeta Dropbox, se crea automáticamente una carpeta llamada “Public”, lo que alojemos en este carpeta podemos compartirlo, creando un enlace de descarga y enviando dicho enlace a la persona que queremos que descargue o acceda a dicho fichero (tan solo tenemos que pulsar con el boton derecho sobre el archivo que queremos compartir, y selecionar en la opcion Dropbox, “copiar enlace público”). A través de la aplicación para móviles o tablets, podemos generar un enlace de descarga de cualquier archivo, independientemente de que este o no en la carpeta “Public”.
Un situación donde esta característica es muy útil es por ejemplo cuando queremos enviar un adjunto por email, el fichero es algo grande y para evitar que el servidor (tanto el nuestro como el que lo va a recibir) no lo admita o nos ocupe mucho espacio, en vez de adjuntarlo, lo subimos a nuestro Dropbox y enviamos por email el enlace para que se lo descargue.
Compartir carpetas con Dropbox con otro usuario
Otra forma de compartir en Dropbox es con una carpeta compartida. Podemos crear una carpeta en Dropbox y compartirla con otro usuario de Dropbox, teniendo así una carpeta para para poder trabajar de forma conjunta, una carpeta colaborativa, que aparecerá en tu carpeta Dropbox y también en la de la otra persona (pulsando sobre la carpeta con el botón derecho, en la opción Dropbox, elegimos “compartir carpeta”, nos remitirá a la web para indicar el email de la persona con quien compartir). Esto es muy útil cuando trabajamos con alguien y necesitamos usar los mismos ficheros, que estos se actualicen con las últimas modificaciones y además acceder a ellos en cualquier lugar y momento.
Alternativas a Dropbox
Existen multitud de servicios similares, como son SugarSync, Box, Skydrive, iCloud, Amazon Cloud Drive, etc. Pero por facilidad de uso, compatibilidad con muchos equipos y lo bien que funciona, yo (de momento) me sigo quedando con Dropbox.